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Como automatizar tarefas com arquivos no Atalhos do Mac

· 7 min de leitura

No Mac, o app Atalhos faz muito mais com arquivos do que a origem no iPhone deixa imaginar. Ele lista uma pasta, fica com os arquivos que atendem às suas condições e depois os move, renomeia, comprime, converte ou apaga. Desde o macOS Tahoe, ele também executa um atalho sozinho: quando arquivos chegam a uma pasta, quando um disco é conectado ou num horário fixo.

Resumindo: monte as etapas com as ações do próprio Atalhos, execute o atalho pela barra de menus, pelo Finder ou por uma automação, e acrescente as ações dos apps que você já usa. O Folia Files traz as suas para o Atalhos: abrir um conjunto de painéis salvo ou uma pasta favorita, aplicar uma das suas regras automáticas, iniciar uma sincronização ou um backup, conectar-se a um servidor, buscar dentro dos seus arquivos. Veja o que cada lado faz e como combiná-los.

Uma aba do Folia Files com três painéis: à esquerda o projeto Atlas em árvore, à direita as fotos da viagem em ícones acima das faturas em lista. Salva como cena, esta aba reabre exatamente assim a partir de um atalho

O que o Atalhos faz sozinho com arquivos

As ações de arquivos

Crie um atalho no app Atalhos e procure estas ações na biblioteca:

  • Obter Conteúdo da Pasta lista o que uma pasta contém.
  • Filtrar Arquivos fica com os arquivos cujo nome, extensão, tamanho ou datas atendem às suas condições.
  • Mover Arquivo, Renomear Arquivo e Criar Pasta colocam cada um no lugar.
  • Apagar Arquivos manda-os para o Lixo, a menos que você ative Apagar Imediatamente.
  • Comprimir, Extrair Arquivo, Redimensionar Imagem, Converter Imagem e Criar PDF transformam os arquivos.
  • Obter Arquivos Selecionados no Finder parte do que você selecionou, e Mostrar Arquivos no Finder mostra o resultado.
  • Repetir com Cada trata uma lista de arquivos um de cada vez.

Um atalho que organiza seus PDFs precisa de três ações: Obter Conteúdo da Pasta em Downloads, Filtrar Arquivos para ficar só com os PDFs e Mover Arquivo para uma pasta em Documentos.

Jeitos de executar um atalho

Nos detalhes de um atalho, Fixar na Barra de Menus coloca-o na barra de menus. Usar como Ação Rápida adiciona-o às Ações Rápidas do Finder e ao Menu Serviços, para que ele trabalhe com os arquivos selecionados. Adicionar Atalho de Teclado dá a ele uma combinação de teclas, e o Spotlight o encontra pelo nome.

Automações, desde o macOS Tahoe

A seção Automações da barra lateral do Atalhos executa um atalho sem você. Os gatilhos que importam para arquivos:

  • Pasta: quando itens são adicionados à pasta escolhida.
  • Arquivo: quando o conteúdo de um arquivo muda ou ele é renomeado.
  • Unidade Externa: quando uma unidade é conectada ou desconectada.
  • Hora do Dia: no horário definido.
  • App: quando um app é aberto ou fechado.

Dois limites vêm do próprio macOS: uma automação de pasta não pode vigiar uma pasta numa unidade externa, e o macOS a desativa quando a pasta passa de 10.000 itens.

Onde o Atalhos para

Um atalho não mostra o que está prestes a mover, e o Atalhos não desfaz uma movimentação ou uma renomeação depois de feita. Cada condição e cada destino é uma ação que você monta, testa e mantém atualizada. Para uma cadeia curta executada de vez em quando, tudo bem. Para uma organização que roda o tempo todo, é melhor ter uma prévia antes e poder desfazer depois.

As ações do Folia Files no Atalhos

O Folia Files adiciona 13 ações ao Atalhos, 12 na edição da Mac App Store, que não tem a ação de sincronização. Elas agem sobre o que você já configurou no app, então o atalho continua curto.

Abrir seu espaço de trabalho: cenas e favoritos

Uma cena é uma aba salva com um nome: seus painéis, as pastas deles e o modo como cada painel mostra os arquivos. Organize uma aba e escolha Janela › Cenas › Salvar Aba como Cena… (também no botão Layouts da barra de ferramentas).

  • Abrir uma cena do Folia Files abre uma cena numa nova aba; ative No lugar da aba atual para substituir a aba em que você está.
  • Abrir um favorito do Folia Files abre uma pasta dos Favoritos da barra lateral esquerda numa nova aba.
  • Abrir no Folia Files recebe os arquivos ou pastas de uma ação anterior: as pastas abrem em novas abas, um arquivo aparece selecionado na sua pasta.

Uma automação App que abre a cena do seu projeto quando você inicia o seu editor, ou uma de Hora do Dia às 9h, coloca as pastas certas na tela antes mesmo de você procurá-las.

Executar suas regras, sincronizações e backups

  • Aplicar uma regra do Folia Files aplica na hora uma das suas regras automáticas (Ferramentas › Regras Automáticas…) ao que corresponde na pasta dela, mesmo com a regra desativada. Ela devolve o número de itens processados. O que ela move, renomeia ou manda para o Lixo vai para o histórico do botão Operações da barra de ferramentas, onde pode ser desfeito.
  • Iniciar um backup do Folia Files inicia um backup salvo (Ferramentas › Backups…), como o botão Fazer backup agora.
  • Iniciar uma sincronização do Folia Files, na edição do site, inicia uma sincronização salva (Ferramentas › Sincronização…) do mesmo jeito que uma programada: nunca para para perguntar, e uma sincronização espelho que apagaria muitos arquivos, ou que grava num destino nunca confirmado, é ignorada em vez de executada.

A ferramenta Sincronização do Folia Files com uma sincronização salva: as fotos da viagem à Islândia copiadas para o pCloud todo dia, última execução há duas horas. “Iniciar uma sincronização do Folia Files” a dispara a partir de um atalho

O Folia Files já executa tudo isso por conta própria: uma regra quando algo chega à pasta dela, um backup a cada hora, dia ou semana, ou Ao conectar o disco de destino. As ações servem para quando você prefere escolher o momento ou encadear várias etapas. Um jeito prático: deixe uma regra desativada, confira o que ela faria na prévia Agora e deixe uma automação de Hora do Dia aplicá-la toda noite.

Conectar, buscar e a Prateleira

  • Conectar com o Folia Files monta uma conexão salva, como um NAS ou um servidor, e devolve a pasta dela, para que a próxima ação trabalhe ali. Abrir no Folia Files, ativado por padrão, também a mostra numa nova aba. Na edição da Mac App Store, a ação oferece as conexões que essa edição consegue abrir.
  • Buscar no conteúdo com o Folia Files percorre o texto dos documentos, o que as fotos mostram e o texto das capturas de tela, por palavras, ou pelo sentido em inglês, francês, alemão, espanhol e italiano. Ela busca no que o Folia Files leu no seu Mac (Documentos, Mesa, Downloads e Imagens, em Ajustes › Arquivos e Rede › Busca no Conteúdo), nunca na internet, e devolve os arquivos. Este guia de busca dentro dos arquivos mostra a mesma busca no app.
  • Buscar Arquivos com o Folia Files encontra itens pelo nome no índice próprio do Folia Files, na hora e sem o Spotlight.
  • Obter Seleção do Folia Files e Obter Pasta Exibida no Folia Files devolvem a seleção do painel ativo e a pasta que ele mostra: o equivalente no Folia Files de “Obter Arquivos Selecionados no Finder”, pronto para “Renomear Arquivo”, “Comprimir” ou “Converter Imagem”.
  • Colocar na Prateleira do Folia Files e Obter o conteúdo da Prateleira do Folia Files enchem e leem a Prateleira, onde o Folia Files deixa arquivos à mão.

No Spotlight

No macOS Tahoe, o Spotlight executa diretamente ações de apps e atalhos, na categoria Ações: as ações do Folia Files estão lá sem abrir o app Atalhos. O Folia Files também passa ao Spotlight os nomes das suas cenas, favoritos e conexões (a partir do macOS Sequoia) e os atualiza alguns segundos depois de cada mudança, para que apareçam pelo nome quando uma ação pede um deles.

Três atalhos para começar

  1. Começo do dia: uma automação de Hora do Dia com Conectar com o Folia Files para o seu NAS, Abrir no Folia Files desativado, e depois Abrir uma cena do Folia Files para a sua aba de trabalho.
  2. Fim do dia: Aplicar uma regra do Folia Files para organizar Downloads e depois Iniciar um backup do Folia Files para Documentos. Fixe-o na barra de menus ou dê a ele uma automação de Hora do Dia.
  3. Encontrar e reunir: Buscar no conteúdo com o Folia Files com O que você procura em Sempre Perguntar, e depois Colocar na Prateleira do Folia Files. Os arquivos que você procurava ficam esperando na Prateleira, prontos para arrastar para um e-mail.

Qual usar

As ações do próprio Atalhos bastam para uma cadeia curta que você executa de vez em quando. Para uma organização que roda o dia inteiro, com prévia antes e desfazer depois, transforme a etapa numa regra do Folia Files e deixe o Atalhos decidir quando ela roda. As regras estão junto das outras ferramentas de arquivos, e sincronizações e backups têm uma página própria. Se a sincronização ainda não estiver configurada, este guia para manter duas pastas sincronizadas explica como fazer.