Automatiser les tâches sur les fichiers avec Raccourcis sur Mac

Sur Mac, l’app Raccourcis en fait bien plus avec les fichiers que ses origines iPhone ne le laissent croire. Elle liste un dossier, garde les fichiers qui correspondent, puis les déplace, les renomme, les compresse, les convertit ou les supprime. Depuis macOS Tahoe, elle sait aussi lancer un raccourci toute seule : quand des fichiers arrivent dans un dossier, quand un disque est branché ou à une heure fixe.

En bref : construisez les étapes avec les actions de Raccourcis elles-mêmes, lancez le raccourci depuis la barre des menus, le Finder ou une automatisation, et ajoutez-y les actions des apps que vous utilisez déjà. Folia Files apporte les siennes à Raccourcis : ouvrir un ensemble de panneaux enregistré ou un dossier favori, appliquer une de ses règles automatiques, lancer une synchronisation ou une sauvegarde, se connecter à un serveur, chercher dans le contenu de vos fichiers. Voici ce que fait chacun, et comment les combiner.

Ce que Raccourcis fait seul avec les fichiers

Les actions sur les fichiers

Créez un raccourci dans l’app Raccourcis, puis cherchez celles-ci dans la bibliothèque d’actions :

• Récupérer le contenu du dossier liste ce que contient un dossier.
• Filtrer les fichiers garde ceux dont le nom, l’extension, la taille ou les dates répondent à vos conditions.
• Déplacer le fichier, Renommer le fichier et Créer un dossier les rangent à leur place.
• Supprimer les fichiers les met à la corbeille, sauf si vous activez Supprimer immédiatement.
• Créer une archive, Extraire l’archive, Redimensionner l’image, Convertir l’image et Créer PDF les transforment.
• Obtenir les fichiers sélectionnés dans le Finder part de votre sélection, et Afficher des fichiers dans le Finder montre le résultat.
• Répéter pour chaque élément traite une liste de fichiers un par un.

Un raccourci qui range vos PDF tient en trois actions : Récupérer le contenu du dossier sur Téléchargements, Filtrer les fichiers pour ne garder que les PDF, puis Déplacer le fichier vers un dossier de Documents.

Les façons de lancer un raccourci

Dans les détails d’un raccourci, Épingler dans la barre des menus le place dans la barre des menus. Utiliser comme action rapide l’ajoute aux Actions rapides du Finder et au Menu Services, pour qu’il agisse sur les fichiers sélectionnés. Ajouter un raccourci clavier lui donne une combinaison de touches, et Spotlight le trouve par son nom.

Les automatisations, depuis macOS Tahoe

La section Automatisations de la barre latérale de Raccourcis lance un raccourci sans vous. Les déclencheurs utiles pour les fichiers :

• Dossier : quand des éléments sont ajoutés au dossier choisi.
• Fichier : quand le contenu d’un fichier change ou qu’il est renommé.
• Disque externe : quand un disque est branché ou débranché.
• Heure de la journée : à l’heure choisie.
• App : quand une app s’ouvre ou se ferme.

Deux limites viennent de macOS lui-même : une automatisation de dossier ne peut pas surveiller un dossier situé sur un disque externe, et macOS la désactive quand le dossier dépasse 10 000 éléments.

Là où Raccourcis s’arrête

Un raccourci ne vous montre pas ce qu’il s’apprête à déplacer, et Raccourcis n’a pas d’annulation pour un déplacement ou un renommage une fois fait. Chaque condition et chaque destination est une action à assembler, à tester et à tenir à jour vous-même. Pour une petite chaîne lancée de temps en temps, c’est très bien. Pour un rangement qui tourne en permanence, mieux vaut un aperçu avant et une annulation après.

Les actions de Folia Files dans Raccourcis

Folia Files ajoute 13 actions à Raccourcis, 12 dans l’édition du Mac App Store, qui n’a pas l’action de synchronisation. Elles agissent sur ce que vous avez déjà réglé dans l’app : le raccourci lui-même reste court.

Ouvrir votre espace de travail : scènes et favoris

Une scène est un onglet enregistré sous un nom : ses panneaux, leurs dossiers et la présentation de chacun. Disposez un onglet, puis choisissez Fenêtre › Scènes › Enregistrer l'onglet comme scène… (aussi dans le bouton Dispositions de la barre d’outils).

• Ouvrir une scène de Folia Files ouvre une scène dans un nouvel onglet ; activez À la place de l'onglet actuel pour qu’elle remplace l’onglet où vous êtes.
• Ouvrir un favori de Folia Files ouvre un dossier des Favoris de la barre latérale gauche dans un nouvel onglet.
• Ouvrir dans Folia Files reçoit les fichiers ou dossiers d’une action précédente : les dossiers s’ouvrent dans de nouveaux onglets, un fichier apparaît sélectionné dans son dossier.

Une automatisation App qui ouvre la scène de votre projet quand vous lancez votre éditeur, ou une automatisation Heure de la journée à 9 h, met les bons dossiers à l’écran avant même que vous les cherchiez.

Lancer vos règles, synchronisations et sauvegardes

• Appliquer une règle de Folia Files applique tout de suite une de vos règles automatiques (Outils › Règles automatiques…) à ce qui correspond dans son dossier, même si la règle est désactivée. Elle renvoie le nombre d’éléments traités. Ce qu’elle déplace, renomme ou met à la corbeille va dans l’historique du bouton Opérations de la barre d’outils, où l’on peut l’annuler.
• Lancer une sauvegarde de Folia Files lance une sauvegarde enregistrée (Outils › Sauvegardes…), comme le bouton Sauvegarder maintenant.
• Lancer une synchronisation de Folia Files, dans l’édition du site, lance une synchronisation enregistrée (Outils › Synchronisation…) comme une synchronisation programmée : elle ne pose jamais de question, et une synchronisation miroir qui supprimerait beaucoup de fichiers, ou qui écrit dans une destination jamais confirmée, est ignorée au lieu d’être lancée.

Folia Files sait déjà les lancer seul : une règle quand quelque chose arrive dans son dossier, une sauvegarde toutes les heures, chaque jour, chaque semaine, ou Au branchement du disque de destination. Les actions servent quand vous préférez choisir le moment, ou enchaîner plusieurs étapes. Une façon de faire bien pratique : laissez une règle désactivée, vérifiez ce qu’elle ferait dans son aperçu Maintenant, et confiez-la à une automatisation Heure de la journée qui l’applique chaque soir.

Se connecter, chercher, remplir le Dépôt

• Se connecter avec Folia Files monte une connexion enregistrée, comme un NAS ou un serveur, et renvoie son dossier : l’action suivante peut y travailler. L'ouvrir dans Folia Files, activé par défaut, l’affiche aussi dans un nouvel onglet. Dans l’édition du Mac App Store, elle propose les connexions que cette édition sait ouvrir.
• Chercher dans le contenu avec Folia Files parcourt le texte des documents, ce que montrent les photos et le texte des captures d’écran, par mots, ou par le sens en français, anglais, allemand, espagnol et italien. Elle cherche dans ce que Folia Files a lu sur votre Mac (Documents, Bureau, Téléchargements et Images, dans Réglages › Fichiers et réseau › Recherche dans le contenu), jamais en ligne, et renvoie les fichiers. Ce guide de la recherche dans le contenu montre la même recherche dans l’app.
• Chercher des fichiers avec Folia Files trouve des éléments par leur nom dans l’index de Folia Files, instantanément, sans Spotlight.
• Obtenir la sélection de Folia Files et Obtenir le dossier affiché dans Folia Files renvoient la sélection du panneau actif et le dossier qu’il montre : l’équivalent, pour Folia Files, d’« Obtenir les fichiers sélectionnés dans le Finder », prêt pour « Renommer le fichier », « Créer une archive » ou « Convertir l’image ».
• Mettre dans le dépôt de Folia Files et Obtenir le contenu du dépôt de Folia Files remplissent et lisent le Dépôt, où Folia Files garde des fichiers à portée de main.

Dans Spotlight

Sous macOS Tahoe, Spotlight lance directement les actions des apps et les raccourcis, dans sa catégorie Actions : les actions de Folia Files y sont, sans ouvrir l’app Raccourcis. Folia Files donne aussi à Spotlight le nom de vos scènes, de vos favoris et de vos connexions (à partir de macOS Sequoia), et les met à jour quelques secondes après chaque changement : ils apparaissent par leur nom quand une action en demande un.

Trois raccourcis pour commencer

1. Début de journée : une automatisation Heure de la journée avec Se connecter avec Folia Files pour votre NAS, L'ouvrir dans Folia Files désactivé, puis Ouvrir une scène de Folia Files pour votre onglet de travail.
2. Fin de journée : Appliquer une règle de Folia Files pour ranger Téléchargements, puis Lancer une sauvegarde de Folia Files pour Documents. Épinglez-le dans la barre des menus, ou donnez-lui une automatisation Heure de la journée.
3. Retrouver et rassembler : Chercher dans le contenu avec Folia Files avec Ce que vous cherchez réglé sur Demander à chaque fois, puis Mettre dans le dépôt de Folia Files. Les fichiers que vous cherchiez attendent dans le Dépôt, prêts à être glissés dans un e-mail.

Lequel choisir

Les actions de Raccourcis suffisent pour une petite chaîne lancée de temps en temps. Pour un rangement qui tourne toute la journée, avec un aperçu avant et une annulation après, faites de l’étape une règle de Folia Files et laissez Raccourcis décider du moment. Les règles sont présentées avec les autres outils de fichiers, et les synchronisations et sauvegardes ont leur propre page. Si la synchronisation elle-même n’est pas encore en place, ce guide pour garder deux dossiers synchronisés explique comment faire.