Macの「ショートカット」でファイル作業を自動化する方法
Macの「ショートカット」アプリは、iPhone生まれという印象よりずっと多くのことをファイルに対してできます。フォルダの中身を一覧にし、条件に合うファイルだけを残して、移動、名称変更、圧縮、変換、削除まで行えます。macOS Tahoe以降は、ファイルがフォルダに追加されたとき、ドライブを接続したとき、決まった時刻に、ショートカットを自動で実行することもできます。
要点：ファイルの処理は「ショートカット」の標準アクションで組み立て、メニューバー、Finder、オートメーションから実行し、普段使っているアプリのアクションを組み合わせます。Folia Filesも独自のアクションを「ショートカット」に追加します。保存したパネルの組み合わせやよく使うフォルダを開く、自動ルールを適用する、同期やバックアップを開始する、サーバに接続する、ファイルの内容を検索する、といった操作です。それぞれにできることと、組み合わせ方を紹介します。
「ショートカット」だけでファイルにできること
ファイル用のアクション
「ショートカット」アプリで新しいショートカットを作り、アクションのライブラリで次のアクションを探します。
- フォルダの内容を取得：フォルダの中身を一覧にします。
- ファイルにフィルタを適用：名前、拡張子、サイズ、日付が条件に合うファイルだけを残します。
- ファイルを移動、ファイルを名称変更、フォルダを作成：ファイルを決まった場所に整理します。
- ファイルを削除：ファイルをゴミ箱に入れます。すぐに削除をオンにした場合だけ、すぐに削除されます。
- アーカイブを作成、アーカイブを展開、画像のサイズを変更、画像を変換、PDFを作成：ファイルを別の形にします。
- Finderで選択されたファイルを取得、ファイルをFinderに表示：選択中のファイルから処理を始め、結果をFinderで表示します。
- 各項目を繰り返す：ファイルのリストを1つずつ処理します。
PDFを整理するショートカットなら、アクションは3つです。「ダウンロード」に対するフォルダの内容を取得、PDFだけを残すファイルにフィルタを適用、そして「書類」内のフォルダへのファイルを移動です。
ショートカットの実行方法
ショートカットの詳細でメニューバーにピン留めを選ぶと、メニューバーから実行できます。クイックアクションとして使用を選ぶと、Finderのクイックアクションとサービスメニューに追加され、選択したファイルに対して実行できます。キーボードショートカットを追加でキーの組み合わせを割り当てることもでき、Spotlightからは名前で見つかります。
オートメーション（macOS Tahoe以降）
「ショートカット」のサイドバーにあるオートメーションは、操作しなくてもショートカットを実行します。ファイルに関係するトリガは次のとおりです。
- フォルダ：選んだフォルダに項目が追加されたとき。
- ファイル：ファイルの内容が変更されたとき、または名称が変更されたとき。
- 外部ドライブ：ドライブが接続されたとき、または接続解除されたとき。
- 時刻：設定した時刻に。
- アプリ：アプリが開かれたとき、または閉じられたとき。
macOS自体による制限が2つあります。フォルダのオートメーションは外部ドライブ上のフォルダを指定できません。また、フォルダの項目数が10,000を超えると、macOSがそのオートメーションを無効にします。
「ショートカット」の限界
ショートカットは、これから何を移動するのかを事前に見せてくれません。また、実行後の移動や名称変更を「ショートカット」で取り消すこともできません。条件も移動先も、すべて自分でアクションを組み立て、テストし、最新の状態に保つ必要があります。ときどき実行する短い処理なら十分ですが、常に動かしておく整理には、事前のプレビューと事後の取り消しがほしくなります。
「ショートカット」で使えるFolia Filesのアクション
Folia Filesは「ショートカット」に13個のアクションを追加します。Mac App Store版は同期のアクションがないため12個です。どれもアプリで設定済みのものを使うので、ショートカット自体は短く済みます。
作業環境を開く：シーンとよく使う項目
シーンとは、名前を付けて保存したタブのことです。パネルの構成、各パネルのフォルダ、表示方法がまとめて保存されます。タブを整えたら、「ウインドウ」›「シーン」›「タブをシーンとして保存…」を選びます（ツールバーの「レイアウト」ボタンにもあります）。
- Folia Filesのシーンを開く：シーンを新しいタブで開きます。現在のタブの代わりにをオンにすると、今のタブと置き換えます。
- Folia Filesのよく使う項目を開く：左サイドバーのよく使う項目にあるフォルダを新しいタブで開きます。
- Folia Filesで開く：前のアクションから受け取ったファイルやフォルダを開きます。フォルダは新しいタブで開き、ファイルはそのフォルダの中で選択された状態で表示されます。
エディタを起動したときにプロジェクトのシーンを開くアプリのオートメーションや、9:00に実行する時刻のオートメーションを作れば、探す前に必要なフォルダが画面に並びます。
ルール、同期、バックアップを実行する
- Folia Filesのルールを適用：自動ルール（「ツール」›「自動ルール…」）のひとつを、そのフォルダ内の該当する項目にすぐ適用します。ルールがオフになっていても実行され、処理した項目の数を返します。移動、名称変更、ゴミ箱へ移した操作は、ツールバーの操作ボタンの履歴に残り、そこから取り消せます。
- Folia Filesのバックアップを開始：保存したバックアップ（「ツール」›「バックアップ…」）を、今すぐバックアップボタンと同じように開始します。
- Folia Filesの同期を開始（Webサイト版のみ）：保存した同期（「ツール」›「同期…」）を、スケジュールされた同期と同じ方法で開始します。途中で確認を求めることはなく、多くのファイルを削除してしまうミラー同期や、一度も確認していない同期先に書き込む同期は、実行せずにスキップされます。
Folia Filesはこれらを自分でも実行します。ルールはフォルダに何かが届いたときに、バックアップは1時間ごと、毎日、毎週、または保存先ディスクを接続したときに動きます。アクションは、タイミングを自分で決めたいときや、複数の手順をつなげたいときのためのものです。便利な使い方として、ルールはオフのままにして今のプレビューで内容を確認し、毎晩時刻のオートメーションで適用する方法があります。
接続、検索、シェルフ
- Folia Filesで接続：NASやサーバなど保存済みの接続をマウントし、そのフォルダを返すので、次のアクションでそのまま使えます。初期設定でオンのFolia Filesで開くにより、新しいタブにも表示されます。Mac App Store版では、そのバージョンで開ける接続だけが表示されます。
- Folia Filesで内容を検索：書類の文字、写真に写っているもの、スクリーンショットの文字（ラテン文字のみ）を検索します。単語で検索でき、英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、イタリア語では意味でも検索できます。対象はFolia FilesがこのMacで読み取った内容（書類、デスクトップ、ダウンロード、ピクチャ。「設定」›「ファイルとネットワーク」›「内容検索」）で、インターネットには送られません。見つかったファイルが返されます。アプリ内での同じ検索はファイルの内容を検索するガイドで紹介しています。
- Folia Filesでファイルを検索：Folia Files独自のインデックスから名前で項目を探します。Spotlightを使わず、すぐに結果が出ます。
- Folia Filesの選択項目を取得とFolia Filesで表示中のフォルダを取得：アクティブなパネルで選択中の項目と、そのパネルが表示しているフォルダを返します。「Finderで選択されたファイルを取得」のFolia Files版で、「ファイルを名称変更」「アーカイブを作成」「画像を変換」にそのまま渡せます。
- Folia Filesのシェルフに追加とFolia Filesのシェルフの内容を取得：Folia Filesがファイルを手元に置いておくシェルフに追加したり、中身を取得したりします。
Spotlightから
macOS Tahoeでは、Spotlightのアクションカテゴリから、アプリのアクションやショートカットを直接実行できます。Folia Filesのアクションも、「ショートカット」アプリを開かずに使えます。さらにFolia Filesは、シーン、よく使う項目、接続の名前をSpotlightに伝え（macOS Sequoia以降）、変更から数秒後に更新します。そのため、アクションがシーンなどの指定を求めたとき、名前で候補に表示されます。
まず作りたい3つのショートカット
- 一日の始まり：時刻のオートメーションで、NASに対するFolia Filesで接続（Folia Filesで開くはオフ）、続いて作業用タブのFolia Filesのシーンを開く。
- 一日の終わり：「ダウンロード」を整理するFolia Filesのルールを適用、続いて「書類」のFolia Filesのバックアップを開始。メニューバーにピン留めするか、時刻のオートメーションにします。
- 探して集める：検索する内容を毎回尋ねるにしたFolia Filesで内容を検索、続いてFolia Filesのシェルフに追加。探していたファイルがシェルフに集まり、そのままメールにドラッグできます。
どちらを使うか
ときどき実行する短い処理なら、「ショートカット」の標準アクションで十分です。一日中動かしておく整理で、事前のプレビューと事後の取り消しがほしいなら、その手順をFolia Filesのルールにして、実行のタイミングを「ショートカット」に任せましょう。ルールはほかのファイルツールと一緒に、同期とバックアップは専用のページで紹介しています。同期をまだ設定していない場合は、2つのフォルダを同期するガイドを参考にしてください。
