Dateiaufgaben auf dem Mac mit Kurzbefehle automatisieren
Die App „Kurzbefehle“ kann auf dem Mac mit Dateien mehr, als ihre iPhone-Herkunft vermuten lässt. Sie listet einen Ordner auf, behält die passenden Dateien und bewegt, benennt um, komprimiert, konvertiert oder löscht sie. Seit macOS Tahoe startet sie einen Kurzbefehl auch von selbst: wenn Dateien in einem Ordner landen, wenn ein Laufwerk angeschlossen wird oder zu einer festen Uhrzeit.
Kurz gesagt: Bauen Sie die Schritte mit den Aktionen von Kurzbefehle selbst, starten Sie den Kurzbefehl über die Menüleiste, den Finder oder eine Automation, und ergänzen Sie ihn um die Aktionen der Apps, die Sie ohnehin nutzen. Folia Files bringt eigene Aktionen mit: eine gesicherte Anordnung von Bereichen oder einen Favoritenordner öffnen, eine seiner automatischen Regeln anwenden, eine Synchronisierung oder ein Backup starten, sich mit einem Server verbinden, im Inhalt Ihrer Dateien suchen. Hier sehen Sie, was jede Seite kann und wie beides zusammenpasst.
Was Kurzbefehle allein mit Dateien macht
Die Aktionen für Dateien
Erstellen Sie in der App „Kurzbefehle“ einen Kurzbefehl und suchen Sie in der Aktionsbibliothek nach diesen Aktionen:
- Ordnerinhalt laden listet auf, was ein Ordner enthält.
- Dateien filtern behält die Dateien, deren Name, Erweiterung, Größe oder Datum Ihren Bedingungen entspricht.
- Datei bewegen, Datei umbenennen und Ordner erstellen bringen sie an ihren Platz.
- Dateien löschen legt sie in den Papierkorb, es sei denn, Sie aktivieren Sofort löschen.
- Archiv erstellen, Archiv extrahieren, Bildgröße ändern, Bild konvertieren und PDF erstellen machen etwas anderes daraus.
- Ausgewählte Dateien im Finder abrufen startet bei Ihrer Auswahl, und Dateien im Finder zeigen zeigt das Ergebnis.
- Wiederholen mit jedem bearbeitet eine Liste von Dateien eine nach der anderen.
Ein Kurzbefehl, der Ihre PDFs ablegt, braucht drei Aktionen: Ordnerinhalt laden für „Downloads“, Dateien filtern, um nur die PDFs zu behalten, und Datei bewegen in einen Ordner unter „Dokumente“.
So starten Sie einen Kurzbefehl
In den Details eines Kurzbefehls legt In Menüleiste anpinnen ihn in die Menüleiste. Als Schnellaktion verwenden fügt ihn den Schnellaktionen des Finders und dem Menü „Dienste“ hinzu, damit er mit den ausgewählten Dateien arbeitet. Tastaturkurzbefehl hinzufügen gibt ihm eine Tastenkombination, und Spotlight findet ihn über seinen Namen.
Automationen, seit macOS Tahoe
Der Bereich Automationen in der Seitenleiste von Kurzbefehle startet einen Kurzbefehl ohne Ihr Zutun. Die Auslöser, die für Dateien zählen:
- Ordner: wenn Objekte zu einem gewählten Ordner hinzugefügt werden.
- Datei: wenn sich der Inhalt einer Datei ändert oder sie umbenannt wird.
- Externe Festplatte: wenn ein Laufwerk angeschlossen oder getrennt wird.
- Tageszeit: zur eingestellten Uhrzeit.
- App: wenn eine App geöffnet oder geschlossen wird.
Zwei Grenzen setzt macOS selbst: Eine Ordner-Automation kann keinen Ordner auf einem externen Laufwerk überwachen, und macOS deaktiviert sie, sobald der Ordner mehr als 10.000 Objekte enthält.
Wo Kurzbefehle aufhört
Ein Kurzbefehl zeigt Ihnen nicht, was er gleich bewegen wird, und Kurzbefehle kann ein Bewegen oder Umbenennen danach nicht widerrufen. Jede Bedingung und jedes Ziel ist eine Aktion, die Sie selbst zusammensetzen, testen und aktuell halten. Für eine kurze Kette, die Sie ab und zu starten, reicht das. Für ein Ablegen, das ständig läuft, möchten Sie vorher eine Vorschau und hinterher ein Widerrufen.
Die Aktionen von Folia Files in Kurzbefehle
Folia Files fügt Kurzbefehle 13 Aktionen hinzu, 12 in der Mac App Store-Ausgabe, der die Aktion für die Synchronisierung fehlt. Sie arbeiten mit dem, was Sie in der App schon eingerichtet haben, deshalb bleibt der Kurzbefehl selbst kurz.
Ihren Arbeitsplatz öffnen: Szenen und Favoriten
Eine Szene ist ein unter einem Namen gesicherter Tab: seine Bereiche, ihre Ordner und die Darstellung jedes Bereichs. Ordnen Sie einen Tab an und wählen Sie dann Fenster › Szenen › Tab als Szene sichern … (auch in der Taste Anordnungen der Symbolleiste).
- Szene von Folia Files öffnen öffnet eine Szene in einem neuen Tab; mit Anstelle des aktuellen Tabs ersetzt sie den Tab, in dem Sie gerade sind.
- Favorit von Folia Files öffnen öffnet einen Ordner aus den Favoriten der linken Seitenleiste in einem neuen Tab.
- In Folia Files öffnen übernimmt Dateien oder Ordner einer vorherigen Aktion: Ordner öffnen sich in neuen Tabs, eine Datei erscheint ausgewählt in ihrem Ordner.
Eine Automation App, die beim Start Ihres Editors die Szene Ihres Projekts öffnet, oder eine Automation Tageszeit um 9:00 Uhr bringt die richtigen Ordner auf den Bildschirm, bevor Sie danach suchen.
Regeln, Synchronisierungen und Backups starten
- Regel von Folia Files anwenden wendet eine Ihrer automatischen Regeln (Werkzeuge › Automatische Regeln…) sofort auf alles an, was in ihrem Ordner passt, auch wenn die Regel ausgeschaltet ist. Die Aktion gibt die Zahl der bearbeiteten Objekte zurück. Was sie bewegt, umbenennt oder in den Papierkorb legt, landet im Verlauf der Taste Vorgänge in der Symbolleiste und lässt sich dort widerrufen.
- Backup von Folia Files starten startet ein gesichertes Backup (Werkzeuge › Backups …), wie die Taste Jetzt sichern.
- Synchronisierung von Folia Files starten startet in der Website-Ausgabe eine gesicherte Synchronisierung (Werkzeuge › Synchronisierung …) so, wie eine geplante läuft: Sie fragt nie nach, und eine Spiegel-Synchronisierung, die viele Dateien löschen würde oder in ein nie bestätigtes Ziel schreibt, wird übersprungen statt ausgeführt.
Folia Files startet all das auch selbst: eine Regel, wenn etwas in ihrem Ordner landet, ein Backup stündlich, täglich, wöchentlich oder Beim Anschließen des Ziellaufwerks. Die Aktionen sind für die Fälle, in denen Sie den Zeitpunkt lieber selbst wählen oder mehrere Schritte verketten. Ein praktisches Muster: Lassen Sie eine Regel ausgeschaltet, prüfen Sie in ihrer Vorschau Jetzt, was sie tun würde, und lassen Sie eine Automation Tageszeit sie jeden Abend anwenden.
Verbinden, suchen und das Regal
- Mit Folia Files verbinden aktiviert eine gesicherte Verbindung, etwa zu einem NAS oder Server, und gibt ihren Ordner zurück, damit die nächste Aktion darin arbeiten kann. In Folia Files öffnen, standardmäßig eingeschaltet, zeigt ihn zusätzlich in einem neuen Tab. In der Mac App Store-Ausgabe bietet die Aktion die Verbindungen an, die diese Ausgabe öffnen kann.
- Mit Folia Files im Inhalt suchen durchsucht den Text von Dokumenten, das, was Fotos zeigen, und den Text in Bildschirmfotos, nach Wörtern oder nach Bedeutung auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch. Gesucht wird in dem, was Folia Files auf Ihrem Mac gelesen hat („Dokumente“, „Schreibtisch“, „Downloads“ und „Bilder“, unter Einstellungen › Dateien und Netzwerk › Inhaltssuche), nie online; zurück kommen die Dateien. Diese Anleitung zur Suche in Dateiinhalten zeigt dieselbe Suche in der App.
- Dateien mit Folia Files suchen findet Objekte über ihren Namen im eigenen Index von Folia Files, sofort und ohne Spotlight.
- Folia Files-Auswahl abrufen und In Folia Files angezeigten Ordner abrufen liefern die Auswahl im aktiven Bereich und den Ordner, den er zeigt: das Gegenstück zu „Ausgewählte Dateien im Finder abrufen“, bereit für „Datei umbenennen“, „Archiv erstellen“ oder „Bild konvertieren“.
- Auf das Folia Files-Regal legen und Inhalt des Folia Files-Regals abrufen füllen und lesen das Regal, in dem Folia Files Dateien griffbereit hält.
In Spotlight
Unter macOS Tahoe führt Spotlight Aktionen von Apps und Kurzbefehle direkt aus, in seiner Kategorie Aktionen: Die Aktionen von Folia Files sind dort, ohne dass Sie die App „Kurzbefehle“ öffnen. Folia Files teilt Spotlight außerdem die Namen Ihrer Szenen, Favoriten und Verbindungen mit (ab macOS Sequoia) und aktualisiert sie wenige Sekunden nach jeder Änderung, damit sie mit Namen erscheinen, wenn eine Aktion danach fragt.
Drei Kurzbefehle für den Anfang
- Tagesbeginn: eine Automation Tageszeit mit Mit Folia Files verbinden für Ihr NAS, In Folia Files öffnen ausgeschaltet, dann Szene von Folia Files öffnen für Ihren Arbeits-Tab.
- Feierabend: Regel von Folia Files anwenden, um „Downloads“ aufzuräumen, dann Backup von Folia Files starten für „Dokumente“. Pinnen Sie ihn in der Menüleiste an oder geben Sie ihm eine Automation Tageszeit.
- Finden und sammeln: Mit Folia Files im Inhalt suchen, mit Wonach Sie suchen auf Jedes Mal fragen, dann Auf das Folia Files-Regal legen. Die gesuchten Dateien warten im Regal und lassen sich direkt in eine E-Mail ziehen.
Was Sie wofür nehmen
Die Aktionen von Kurzbefehle genügen für eine kurze Kette, die Sie ab und zu starten. Für ein Ablegen, das den ganzen Tag läuft, mit Vorschau vorher und Widerrufen nachher, richten Sie den Schritt als Regel in Folia Files ein und lassen Kurzbefehle den Zeitpunkt bestimmen. Die Regeln stehen bei den anderen Werkzeugen für Dateien, Synchronisierungen und Backups haben eine eigene Seite. Ist die Synchronisierung selbst noch nicht eingerichtet, erklärt diese Anleitung, wie Sie zwei Ordner synchron halten, wie es geht.
