Cómo automatizar tareas con archivos con Atajos en el Mac

En el Mac, la app Atajos hace con los archivos mucho más de lo que su origen en el iPhone hace pensar. Lista una carpeta, se queda con los archivos que cumplen tus condiciones y luego los traslada, los renombra, los comprime, los convierte o los elimina. Desde macOS Tahoe, además, puede ejecutar un atajo por sí sola: cuando llegan archivos a una carpeta, cuando se conecta un disco o a una hora fija.

En resumen: construye los pasos con las acciones propias de Atajos, ejecuta el atajo desde la barra de menús, el Finder o una automatización, y añádele las acciones de las apps que ya usas. Folia Files aporta las suyas a Atajos: abrir un conjunto de paneles guardado o una carpeta favorita, aplicar una de sus reglas automáticas, iniciar una sincronización o una copia de seguridad, conectarse a un servidor, buscar dentro de tus archivos. Aquí tienes lo que hace cada uno y cómo combinarlos.

Lo que Atajos hace por sí solo con los archivos

Las acciones de archivos

Crea un atajo en la app Atajos y busca estas acciones en la biblioteca:

• Obtener contenido de carpeta lista lo que contiene una carpeta.
• Filtrar archivos se queda con los archivos cuyo nombre, extensión, tamaño o fechas cumplen tus condiciones.
• Trasladar archivo, Renombrar archivo y Crear carpeta los ponen en su sitio.
• Eliminar archivos los manda a la Papelera, salvo que actives Eliminar inmediatamente.
• Crear archivo comprimido, Extraer archivo comprimido, Cambiar tamaño de imagen, Convertir imagen y Crear PDF los transforman.
• Obtener los archivos seleccionados en el Finder parte de lo que seleccionaste, y Mostrar archivos en el Finder enseña el resultado.
• Repetir con cada uno trata una lista de archivos de uno en uno.

Un atajo que archiva tus PDF necesita tres acciones: Obtener contenido de carpeta sobre Descargas, Filtrar archivos para quedarte solo con los PDF y Trasladar archivo a una carpeta de Documentos.

Formas de ejecutar un atajo

En los detalles de un atajo, Fijar en la barra de menús lo coloca en la barra de menús. Usar como acción rápida lo añade a las Acciones rápidas del Finder y al Menú Servicios, para que actúe sobre los archivos seleccionados. Añadir atajo de teclado le asigna una combinación de teclas, y Spotlight lo encuentra por su nombre.

Automatizaciones, desde macOS Tahoe

La sección Automatizaciones de la barra lateral de Atajos ejecuta un atajo sin que intervengas. Los desencadenantes útiles para los archivos:

• Carpeta: cuando se añaden ítems a la carpeta que elijas.
• Archivo: cuando cambia el contenido de un archivo o se le cambia el nombre.
• Unidad externa: cuando se conecta o se desconecta una unidad.
• Momento del día: a la hora que indiques.
• App: cuando se abre o se cierra una app.

Hay dos límites que pone el propio macOS: una automatización de carpeta no puede vigilar una carpeta situada en una unidad externa, y macOS la desactiva cuando la carpeta supera los 10.000 ítems.

Dónde se queda corto Atajos

Un atajo no te enseña lo que está a punto de trasladar, y Atajos no puede deshacer un traslado o un cambio de nombre una vez hecho. Cada condición y cada destino es una acción que montas, pruebas y mantienes al día tú mismo. Para una cadena corta que ejecutas de vez en cuando, va bien. Para un orden que funciona sin parar, conviene una previsualización antes y poder deshacer después.

Las acciones de Folia Files en Atajos

Folia Files añade 13 acciones a Atajos, 12 en la edición del Mac App Store, que no tiene la acción de sincronización. Actúan sobre lo que ya configuraste en la app, así que el atajo en sí sigue siendo corto.

Abrir tu espacio de trabajo: escenas y favoritos

Una escena es una pestaña guardada con un nombre: sus paneles, sus carpetas y cómo muestra cada panel sus archivos. Organiza una pestaña y elige Ventana › Escenas › Guardar la pestaña como escena… (también en el botón Disposiciones de la barra de herramientas).

• Abrir una escena de Folia Files abre una escena en una pestaña nueva; activa En lugar de la pestaña actual para que sustituya a la pestaña en la que estás.
• Abrir un favorito de Folia Files abre una carpeta de los Favoritos de la barra lateral izquierda en una pestaña nueva.
• Abrir en Folia Files recibe los archivos o carpetas de una acción anterior: las carpetas se abren en pestañas nuevas y un archivo aparece seleccionado en su carpeta.

Una automatización App que abre la escena de tu proyecto al iniciar tu editor, o una de Momento del día a las 9:00, pone en pantalla las carpetas correctas antes de que las busques.

Ejecutar tus reglas, sincronizaciones y copias de seguridad

• Aplicar una regla de Folia Files aplica en el acto una de tus reglas automáticas (Herramientas › Reglas automáticas…) a lo que coincide en su carpeta, aunque la regla esté desactivada. Devuelve el número de elementos procesados. Lo que traslada, renombra o manda a la Papelera queda en el historial del botón Operaciones de la barra de herramientas, donde se puede deshacer.
• Iniciar una copia de seguridad de Folia Files inicia una copia de seguridad guardada (Herramientas › Copias de seguridad…), como el botón Hacer copia ahora.
• Iniciar una sincronización de Folia Files, en la edición del sitio web, inicia una sincronización guardada (Herramientas › Sincronización…) igual que una programada: nunca se detiene a preguntar, y una sincronización espejo que borraría muchos archivos, o que escribe en un destino que nunca confirmaste, se omite en lugar de ejecutarse.

Folia Files ya las ejecuta por su cuenta: una regla cuando algo llega a su carpeta, una copia de seguridad cada hora, cada día, cada semana o Al conectar el disco de destino. Las acciones sirven para cuando prefieres elegir tú el momento o encadenar varios pasos. Un truco útil: deja una regla desactivada, comprueba lo que haría en su previsualización Ahora y deja que una automatización de Momento del día la aplique cada noche.

Conectarse, buscar y el Estante

• Conectar con Folia Files monta una conexión guardada, como un NAS o un servidor, y devuelve su carpeta para que la acción siguiente trabaje en ella. Abrirla en Folia Files, activado por omisión, la muestra además en una pestaña nueva. En la edición del Mac App Store, ofrece las conexiones que esa edición puede abrir.
• Buscar en el contenido con Folia Files recorre el texto de los documentos, lo que muestran las fotos y el texto de las capturas de pantalla, por palabras o por significado en español, inglés, francés, alemán e italiano. Busca en lo que Folia Files ha leído en tu Mac (Documentos, Escritorio, Descargas e Imágenes, en Ajustes › Archivos y red › Búsqueda en el contenido), nunca en internet, y devuelve los archivos. Esta guía para buscar dentro de los archivos muestra la misma búsqueda en la app.
• Buscar archivos con Folia Files encuentra elementos por su nombre en el índice propio de Folia Files, al instante y sin Spotlight.
• Obtener selección de Folia Files y Obtener carpeta mostrada en Folia Files devuelven lo seleccionado en el panel activo y la carpeta que muestra: el equivalente en Folia Files de «Obtener los archivos seleccionados en el Finder», listo para «Renombrar archivo», «Crear archivo comprimido» o «Convertir imagen».
• Poner en el estante de Folia Files y Obtener el contenido del estante de Folia Files llenan y leen el Estante, donde Folia Files tiene los archivos a mano.

En Spotlight

En macOS Tahoe, Spotlight ejecuta directamente acciones de apps y atajos, en su categoría Acciones: las acciones de Folia Files están ahí sin abrir la app Atajos. Folia Files también le da a Spotlight los nombres de tus escenas, favoritos y conexiones (desde macOS Sequoia) y los actualiza unos segundos después de cada cambio, para que aparezcan por su nombre cuando una acción te pide uno.

Tres atajos para empezar

1. Empezar el día: una automatización de Momento del día con Conectar con Folia Files para tu NAS, Abrirla en Folia Files desactivado, y luego Abrir una escena de Folia Files para tu pestaña de trabajo.
2. Terminar el día: Aplicar una regla de Folia Files para ordenar Descargas y luego Iniciar una copia de seguridad de Folia Files para Documentos. Fíjalo en la barra de menús o dale una automatización de Momento del día.
3. Encontrar y reunir: Buscar en el contenido con Folia Files con Lo que buscas en Preguntar cada vez, y luego Poner en el estante de Folia Files. Los archivos que buscabas esperan en el Estante, listos para arrastrarlos a un correo.

Cuál usar

Las acciones propias de Atajos bastan para una cadena corta que ejecutas de vez en cuando. Para un orden que funciona todo el día, con previsualización antes y deshacer después, convierte el paso en una regla de Folia Files y deja que Atajos decida cuándo se ejecuta. Las reglas están con las demás herramientas de archivos, y las sincronizaciones y copias de seguridad tienen su propia página. Si la sincronización aún no está configurada, esta guía para mantener dos carpetas sincronizadas explica cómo hacerlo.