如何用 Mac 上的“快捷指令”自动处理文件

Mac 上的“快捷指令” App 处理文件的能力，比它的 iPhone 出身给人的印象强得多。它能列出文件夹里的内容，留下符合条件的文件，然后移动、重新命名、压缩、转换或删除它们。从 macOS Tahoe 开始，它还能自己运行快捷指令：文件夹里有新文件时、连接驱动器时，或者在固定的时间。

简而言之：用“快捷指令”自带的操作搭建处理步骤，从菜单栏、访达或自动化运行，再加上你常用 App 提供的操作。Folia Files 也为“快捷指令”带来了自己的操作：打开存储好的面板组合或个人收藏中的文件夹、应用它的自动规则、开始同步或备份、连接服务器、搜索文件内容。下面分别介绍两边能做什么，以及如何搭配使用。

“快捷指令”自己能对文件做什么

处理文件的操作

在“快捷指令” App 中新建一个快捷指令，然后在操作资源库中查找这些操作：

• 获取文件夹内容：列出文件夹中的内容。
• 过滤文件：只保留名称、扩展名、大小或日期符合条件的文件。
• 移动文件、给文件重新命名和创建文件夹：把文件放到该放的位置。
• 删除文件：把文件移到废纸篓；只有打开立即删除时才会直接删除。
• 制作归档、从归档中提取、调整图像大小、转换图像和制作PDF：把文件变成别的形式。
• 获取访达中选中的文件和在访达中显示文件：从你选中的文件开始，并在访达中显示结果。
• 重复每一项：逐个处理一组文件。

一个整理 PDF 的快捷指令只需要三个操作：对“下载”执行获取文件夹内容，用过滤文件只保留 PDF，再用移动文件移到“文稿”里的某个文件夹。

运行快捷指令的方式

在快捷指令的详细信息中，在菜单栏中固定可以把它放进菜单栏。作为快速操作使用会把它加入访达的快速操作和服务菜单，让它处理选中的文件。添加键盘快捷键可以为它指定组合键，“聚焦”（Spotlight）也能按名称找到它。

自动化（macOS Tahoe 起）

“快捷指令”边栏中的自动化部分可以在你不操作的情况下运行快捷指令。与文件有关的触发条件有：

• 文件夹：有项目添加到你选择的文件夹时。
• 文件：文件内容更改或文件被重新命名时。
• 外置驱动器：驱动器连接或断开连接时。
• 特定时间：在你设定的时间。
• App：某个 App 打开或关闭时。

macOS 本身有两项限制：文件夹自动化无法指向外置驱动器上的文件夹；文件夹中的项目超过 10,000 个时，macOS 会停用该自动化。

“快捷指令”的局限

快捷指令不会事先告诉你它将要移动什么；移动或重新命名一旦完成，“快捷指令”也无法撤销。每个条件、每个目的位置，都是你自己搭建、测试并持续维护的操作。偶尔运行的一小串操作，这样完全够用；但如果是一直在运行的整理工作，你会希望事先能预览、事后能撤销。

Folia Files 在“快捷指令”中的操作

Folia Files 为“快捷指令”添加了 13 个操作；Mac App Store 版没有同步操作，因此是 12 个。它们直接使用你在 App 中已经设置好的内容，所以快捷指令本身可以很短。

打开工作环境：场景和个人收藏

场景是一个以名称存储的标签页：其中的面板、各面板的文件夹，以及每个面板显示文件的方式。排好一个标签页后，选取“窗口”›“场景”›“将标签页存为场景…”（工具栏的“布局”按钮中也有）。

• 打开 Folia Files 场景：在新标签页中打开一个场景；打开替换当前标签页则会取代当前标签页。
• 打开 Folia Files 个人收藏：在新标签页中打开左侧边栏个人收藏中的文件夹。
• 在 Folia Files 中打开：接收前一个操作传来的文件或文件夹：文件夹在新标签页中打开，文件则在其所在文件夹中显示为选中状态。

用一个 App 自动化在你启动编辑器时打开项目的场景，或者用特定时间自动化在早上 9:00 运行，在你动手寻找之前，需要的文件夹就已经摆在屏幕上了。

运行规则、同步和备份

• 应用 Folia Files 规则：立即对规则所监视文件夹中符合条件的项目应用你的某条自动规则（“工具”›“自动规则…”），即使这条规则处于关闭状态也会运行，并返回处理的项目数。它移动、重新命名或移到废纸篓的内容都会记入工具栏操作按钮的历史记录，可以在那里撤销。
• 开始 Folia Files 备份：像点按立即备份按钮一样，开始一个已存储的备份（“工具”›“备份…”）。
• 开始 Folia Files 同步（仅限网站版）：以与定时同步相同的方式开始一个已存储的同步（“工具”›“同步…”）：它从不停下来询问；如果是会删除大量文件的镜像同步，或者要写入一个从未确认过的目的位置，这次同步会被跳过而不是执行。

这些任务 Folia Files 本来就会自动运行：规则在有东西进入其文件夹时运行，备份可以每小时、每天、每周运行，或在连接目标磁盘时运行。这些操作适用于你想自己决定时机，或者想把几个步骤串起来的时候。一个实用的做法：让规则保持关闭，在它的现在预览中确认它会做什么，再交给一个特定时间自动化每晚应用。

连接、搜索和暂存架

• 使用 Folia Files 连接：装载一个已存储的连接（例如 NAS 或服务器）并返回它的文件夹，下一个操作就能在里面工作。默认打开的在 Folia Files 中打开还会在新标签页中显示它。在 Mac App Store 版中，这里只列出该版本能打开的连接。
• 使用 Folia Files 搜索内容：搜索文稿中的文字、照片中的内容，以及截屏中的文字（仅限拉丁字母）。可以按词语搜索；英语、法语、德语、西班牙语和意大利语还可以按含义搜索。搜索范围是 Folia Files 在这台 Mac 上读取过的内容（文稿、桌面、下载和图片，见“设置”›“文件与网络”›“内容搜索”），不会上传到网上，结果以文件形式返回。在 App 中进行同样的搜索，请看这篇搜索文件内容的指南。
• 使用 Folia Files 搜索文件：在 Folia Files 自己的索引中按名称查找项目，即时返回结果，不依赖“聚焦”。
• 获取 Folia Files 中的所选内容和获取 Folia Files 中显示的文件夹：返回当前面板中选中的项目，以及该面板显示的文件夹。它们相当于 Folia Files 版的“获取访达中选中的文件”，可以直接交给“给文件重新命名”“制作归档”或“转换图像”。
• 放到 Folia Files 暂存架上和获取 Folia Files 暂存架内容：向暂存架放入文件或读取其中的内容。暂存架是 Folia Files 把文件放在手边的地方。

在“聚焦”中

在 macOS Tahoe 中，“聚焦”可以在它的操作类别中直接运行 App 操作和快捷指令，因此不用打开“快捷指令” App 也能使用 Folia Files 的操作。Folia Files 还会把你的场景、个人收藏和连接的名称提供给“聚焦”（macOS Sequoia 起），并在每次更改后几秒内更新，这样当某个操作需要你选择其中之一时，它们会按名称出现。

先做这三个快捷指令

1. 开始一天的工作：一个特定时间自动化，先对你的 NAS 执行使用 Folia Files 连接（关闭在 Folia Files 中打开），再用打开 Folia Files 场景打开工作用的标签页。
2. 结束一天的工作：用应用 Folia Files 规则整理“下载”，再用开始 Folia Files 备份备份“文稿”。可以把它固定在菜单栏，或者交给一个特定时间自动化。
3. 查找并汇集：在使用 Folia Files 搜索内容中把要搜索的内容设为每次均询问，再接上放到 Folia Files 暂存架上。要找的文件会集中在暂存架上，可以直接拖进邮件。

该用哪一种

偶尔运行的一小串操作，用“快捷指令”自带的操作就够了。如果是全天运行、需要事先预览和事后撤销的整理工作，就把这一步设成 Folia Files 的规则，再让“快捷指令”决定什么时候运行。规则和其他文件工具介绍在一起，同步和备份则有单独的页面。如果还没有设置同步，可以参考这篇让两个文件夹保持同步的指南。