Por qué tu acción rápida de Automator solo aparece en el Finder

Has creado una acción rápida en Automator —convertir sonidos a MP3, reducir imágenes, enviar archivos a un servidor— y funciona: haces clic derecho en un archivo en el Finder y ahí está, en Acciones rápidas. Luego haces clic derecho en el mismo archivo en otra app, o abres su menú Servicios, y la acción no aparece por ningún lado.

No hay nada roto. La respuesta está en un solo menú, arriba del flujo de trabajo.

La respuesta corta: «Finder.app»

Toda acción rápida empieza con una barra que dice El flujo de trabajo recibe el actual [archivos o carpetas] en [cualquier aplicación]. Cuando ese último menú indica Finder.app, Automator escribe una regla en la acción rápida: ofrecerla solo en el Finder. macOS la cumple al pie de la letra y la deja fuera de los Servicios de todas las demás apps, tanto de sus menús contextuales como del submenú Servicios de su menú de app.

Así que una acción rápida reservada al Finder no falta en otras apps: se le pidió que se quedara en el Finder.

Comprobar el ajuste de una acción rápida

Automator guarda tus acciones rápidas en la carpeta Services de tu Biblioteca. En el Finder, elige Ir a la carpeta… (⇧⌘G) y escribe ~/Library/Services: cada acción rápida es un archivo .workflow. Las instaladas para todos los usuarios del Mac están en /Library/Services, y macOS guarda las suyas en /System/Library/Services.

Para leer la regla sin abrir Automator, escribe esto en Terminal, con el nombre de tu acción rápida:

plutil -p ~/Library/Services/"Convertir a MP3.workflow"/Contents/Info.plist

Una acción rápida reservada al Finder tiene estas líneas bajo NSServices:

"NSRequiredContext" => {
  "NSApplicationIdentifier" => "com.apple.finder"
}

Una hecha para cualquier aplicación no tiene ningún NSRequiredContext. La línea NSSendFileTypes indica qué acepta: public.audio para sonidos, public.movie para vídeos, public.image para imágenes, public.item para todo. Las dos acciones de macOS, Codificar archivos de audio seleccionados y Codificar archivos de vídeo seleccionados, están reservadas al Finder exactamente así.

Cómo hacer que aparezca en otras apps

Cambiar «Finder.app» por «cualquier aplicación»

1. En el Finder, haz clic derecho en el archivo .workflow y elige Abrir con › Automator.
2. En la barra superior, cambia el menú en de Finder.app a cualquier aplicación.
3. Guarda con ⌘S.

Automator quita la regla, y la acción rápida pasa a ser un servicio como cualquier otro.

Saber qué tiene que darle la otra app

Una segunda condición explica la mayoría de los «sigue sin aparecer». Una acción rápida que recibe archivos o carpetas solo aparece donde la app en primer plano pasa archivos a los servicios. Un editor de texto o un navegador tienen texto seleccionado, no archivos: una acción sobre archivos no tiene con qué trabajar, y macOS no la muestra. Cuenta con verla en las apps que trabajan con archivos y admiten Servicios.

Comprobar que está activada

Abre Ajustes del Sistema › Teclado › Atajos de teclado… › Servicios. En Archivos y carpetas, cada servicio tiene su casilla; uno sin marcar queda oculto en todas partes. Ahí también puedes asignarle un atajo de teclado. En el Finder, Acciones rápidas › Personalizar…, al final del menú contextual, abre la lista de acciones rápidas del Finder, donde cada una se activa o desactiva.

Cuidado con las acciones que preguntan al Finder

Si tu flujo de trabajo empieza con la acción Obtener los ítems del Finder seleccionados, le pide al Finder su selección. En el Finder, son los archivos en los que hiciste clic derecho; en cualquier otro sitio, toma lo que esté seleccionado en ese momento en una ventana del Finder. Una acción rápida ya recibe la selección como entrada, así que esa acción suele sobrar.

Dejarla para el Finder y ejecutarla en Folia Files

Quizá prefieras no tocar una acción rápida: la compartes, depende del Finder o es una de las de macOS. Si gestionas tus archivos en Folia Files, no tienes que cambiar nada. La versión de la web lee las mismas carpetas Services y ofrece las acciones rápidas reservadas al Finder —las que macOS deja fuera de sus Servicios— en un submenú Acciones rápidas al final de su menú contextual, justo después de Mostrar en el Finder.

Sigue la misma lógica que el Finder:

• Solo lo que encaja con la selección. Selecciona un vídeo y verás Codificar archivos de vídeo seleccionados; un sonido, Codificar archivos de audio seleccionados. Selecciona un sonido y un vídeo a la vez y no aparece ninguna: cada una solo admite su tipo de archivo.
• También carpetas. Un clic derecho en la parte vacía de una carpeta ejecuta sobre esa carpeta una acción que admite carpetas.
• Sin duplicados. Una acción rápida hecha para cualquier aplicación ya está en el submenú Servicios que macOS añade al final del menú, como en el Finder, así que no se repite en Acciones rápidas.
• Tus ajustes cuentan. Una acción que hayas desactivado para los menús contextuales en los ajustes de macOS queda fuera.
• En tu idioma. Los nombres siguen el idioma de la app cuando el flujo de trabajo tiene traducciones, como los dos codificadores de macOS.

Qué pasa al ejecutar una

Folia Files entrega los ítems seleccionados a la herramienta automator de macOS, como archivos, igual que se los da el Finder:

• La ejecución aparece en Operaciones, el botón de la barra de herramientas que también sigue las copias y los traslados, con el nombre de la acción de Automator en curso.
• Si el flujo de trabajo muestra una ventana —los codificadores muestran primero sus opciones—, pasa al frente, como desde el Finder. Cancelar en esa ventana cancela la operación.
• La ✕ junto a la operación la detiene, trabajo de Automator incluido.
• Si el flujo de trabajo falla, ves el mensaje de error del propio Automator.
• Lo que produce, normalmente un archivo nuevo junto a los originales, aparece en la carpeta en cuanto termina.

Convive con las demás herramientas del menú contextual, Servicios y Compartir incluidos, descritas en la página de las herramientas de archivos.

Límites que conviene conocer

• Está en la versión de la web. La versión del App Store funciona en sandbox y no ofrece este submenú.
• Las acciones rápidas hechas en la app Atajos son de otro tipo y no aparecen aquí; un atajo configurado para mostrarse en el menú Servicios aparece en Servicios.
• No se ofrece nada para los archivos de un ZIP abierto como carpeta (es de solo lectura), ni para más de 500 ítems a la vez.
• ¿No necesitas el submenú? En Ajustes › Menú contextual, la línea Acciones rápidas del Finder (Automator) puede quedarse En el menú, pasar En «Más» o quedar Oculto; consulta cómo personalizar el menú del clic derecho.

En resumen

• Una acción rápida ajustada a Finder.app lleva una regla (NSRequiredContext → com.apple.finder) que la oculta de los Servicios de todas las demás apps.
• Para usarla en otro sitio, cámbiala a cualquier aplicación, comprueba que está activada en Atajos de teclado › Servicios y recuerda que una acción sobre archivos necesita una app que le dé archivos.
• O déjala como está y ejecútala desde Acciones rápidas en el menú contextual de Folia Files.