Cómo ordenar automáticamente la carpeta Descargas en Mac

Todo lo que descargas acaba en la misma carpeta. Unos meses después, Descargas guarda instaladores que abriste una sola vez, archivos ZIP ya descomprimidos, PDF que pensabas archivar «luego», fotos y una segunda copia del mismo archivo terminada en «(1)».

macOS no tiene ningún ajuste que ordene la carpeta Descargas por ti. Puedes montar algo con las acciones de carpeta de Automator o, en las versiones recientes, con una automatización de Atajos: las dos reaccionan cuando llega un archivo, sin previsualización y sin deshacer. La otra opción es un gestor de archivos con reglas de carpeta. Folia Files vigila Descargas y mueve, renombra, etiqueta o manda a la Papelera lo que llega, según el tipo, la antigüedad, el nombre o el sitio web de origen, y te enseña exactamente lo que va a hacer antes de hacerlo.

Lo que ofrece macOS por sí solo

Acciones de carpeta, con Automator

Automator sigue incluido en macOS. Elige Archivo › Nuevo, luego Acción de carpeta, indica Descargas como la carpeta que vigila y añade acciones como Filtrar ítems del Finder (para quedarte, por ejemplo, solo con las imágenes) y Trasladar ítems del Finder. Guárdalo y el flujo de trabajo se ejecutará cada vez que se añada algo a Descargas.

Sirve para una tarea sencilla, pero los límites aparecen pronto:

• solo reacciona cuando llega algo, así que no puede limpiar lo que lleva un mes ahí;
• ordenar en varios sitios exige varios filtros y traslados en un mismo flujo, o varios flujos;
• no hay previsualización de lo que va a hacer, ni nada que deshacer si mueve los archivos equivocados.

Automatizaciones de Atajos

Desde macOS Tahoe, la app Atajos también puede ejecutar automatizaciones en el Mac, y uno de los activadores es una Carpeta: un atajo se ejecuta cuando se añaden ítems a la carpeta que elijas. Dentro del atajo, acciones como Filtrar archivos y Trasladar archivo hacen la clasificación, y una automatización de Momento del día puede lanzar cada día un atajo de limpieza para los archivos más antiguos.

Aun así, tienes que montar la lógica tú mismo, acción por acción. Una automatización de carpeta no puede vigilar un disco externo, y macOS la desactiva cuando la carpeta supera los 10.000 ítems.

Lo que solo parece orden

Ordenar o agrupar una ventana del Finder por tipo o por fecha de adición cambia cómo se ve la carpeta, no dónde están los archivos. El ajuste Borrar descargas de la lista de Safari solo vacía la lista de Safari: los archivos siguen en Descargas.

Reglas automáticas en Folia Files

Abrir la herramienta de reglas

Elige Herramientas › Reglas automáticas…, o haz clic en Herramientas en la barra de herramientas y luego en Reglas automáticas. La herramienta se abre en una pestaña. Mientras no tengas ninguna regla, y si hay algo que ordenar en tus carpetas, también muestra Sugerencias para tus carpetas: las plantillas que ya tendrían algo que hacer en tus carpetas, cada una con el número de ítems afectados y un botón Crear regla.

El menú Nueva regla ofrece Regla vacía y las plantillas. Cuatro de ellas vigilan Descargas:

• Limpiar las Descargas de más de 30 días: todo lo que se añadió hace más de 30 días va a la Papelera;
• Eliminar instaladores (.dmg, .pkg) tras 7 días;
• Clasificar las facturas PDF por año: los PDF cuyo nombre contiene «factura» van a Documentos › Facturas, una carpeta por año;
• Ordenar las fotos descargadas por fecha: las imágenes van a Imágenes, en carpetas por año y por mes.

Escribir la regla

Una regla se lee como una frase, en tres partes:

• Vigilar: la carpeta, aquí Descargas, con Elegir… para cambiarla y Buscar también en las subcarpetas.
• Si: las condiciones, las mismas que en la búsqueda: Nombre (contiene, empieza por, coincide con la expresión regular…), Extensión, Tipo (Imagen, PDF, Archivo comprimido, Aplicación…), Tamaño, Fecha de adición, Fecha de descarga, Descargado de (el sitio web de donde viene el archivo), Etiqueta y otras. Los ítems deben cumplir todas las condiciones, o al menos una.
• Entonces: Mover a, Copiar en, Renombrar como, Añadir etiqueta (una etiqueta de color), Trasladar a la Papelera o Abrir. Al mover o copiar se puede usar una subcarpeta hecha de variables como {year}/{month}, según la fecha en que llegó el archivo; un nombre nuevo puede usar {date} {name}, o {source} para el sitio de origen.

Ordenar en varios sitios con una sola regla

Si no, si… añade una rama con sus propias condiciones y acciones. Cada archivo sigue la primera rama cuyas condiciones cumple, y el que no cumple ninguna se queda donde está. Una sola regla puede ordenar toda la carpeta Descargas:

1. Si Tipo es Imagen: Mover a Imágenes, subcarpeta {year}-{month}.
2. Si no, si Tipo es PDF: Mover a Documentos › PDF.
3. Si no, si Nombre coincide con la expresión regular \.(dmg|pkg)$ y Fecha de adición hace más de 7 días: Trasladar a la Papelera.

Todo lo demás, como un ZIP que todavía usas, se queda tal cual.

Revisar la previsualización y activarla

Las reglas nuevas empiezan desactivadas: nada se mueve mientras las configuras. La sección Ahora enumera los ítems que la regla procesaría y en qué se convertirá cada uno, por ejemplo «→ ~/Pictures/2026-10/IMG_4021.jpg». Aplicar ahora la ejecuta una vez, en el acto. Cuando la lista te convenza, activa el interruptor Activa.

Cuándo se ejecutan las reglas

• En cuanto algo cambia en la carpeta vigilada, un par de segundos después, y cada 30 minutos para las condiciones de antigüedad.
• Nunca sobre un archivo que todavía se está descargando: los .download de Safari, los .crdownload de Chrome, los .part de Firefox y todo lo escrito en los últimos segundos esperan a estar completos.
• Una vez por archivo: un archivo que una regla ya procesó no se vuelve a procesar, salvo que cambie.
• No mientras la editas: una regla que estás modificando espera a que salgas del editor.
• Mientras Folia Files esté abierto. Para que las reglas funcionen siempre, activa Abrir Folia Files al iniciar sesión y Abrir en segundo plano (sin ventana) en Ajustes › General › Arranque.

No se borra nada directamente: Trasladar a la Papelera manda los archivos a la Papelera. Cada ejecución queda en el historial del botón Operaciones de la barra de herramientas, donde se deshace con un clic. Tras una ejecución automática, Folia Files te dice lo que hizo la regla y te ofrece deshacerlo, y la lista Últimas ejecuciones de la regla también puede deshacer cada una.

¿Cuál elegir?

Para un simple traslado cuando llegan los archivos, basta con una acción de carpeta o una automatización de Atajos, y es gratis. Si quieres varios destinos, una limpieza por antigüedad, una previsualización antes y poder deshacer después, las reglas lo hacen en unos clics. Forman parte de las herramientas de archivos de Folia Files y, si dudas entre ellas y Hazel, esta comparativa detalla lo que hace cada una.

Las reglas están en las dos ediciones de Folia Files. Solo la acción Ejecutar comando se limita a la edición del sitio web: el sandbox de Apple no la permite en la edición del Mac App Store.

Si Descargas ya ocupa muchos gigabytes, averigua primero qué carpetas ocupan más espacio antes de configurar la limpieza.