Downloads-Ordner auf dem Mac automatisch aufräumen

Alles, was Sie herunterladen, landet im selben Ordner. Ein paar Monate später liegen in „Downloads“ Installationsprogramme, die Sie einmal gestartet haben, längst entpackte ZIP-Dateien, PDFs, die Sie „irgendwann“ ablegen wollten, Fotos und eine zweite Kopie derselben Datei mit „(1)“ am Ende.

macOS hat keine Einstellung, die den Downloads-Ordner für Sie aufräumt. Mit den Ordneraktionen von Automator oder, in neueren Versionen, einer Automation in Kurzbefehle lässt sich etwas basteln: Beides reagiert, wenn eine Datei ankommt, ohne Vorschau und ohne Widerrufen. Der andere Weg ist ein Dateimanager mit Ordnerregeln. Folia Files überwacht „Downloads“ und bewegt, benennt um, versieht mit Tags oder legt in den Papierkorb, was dort landet – nach Art, Alter, Name oder der Website, von der es stammt – und zeigt Ihnen vorher genau, was passieren wird.

Was macOS selbst bietet

Ordneraktionen mit Automator

Automator gehört nach wie vor zu macOS. Wählen Sie „Ablage“ › „Neu“, dann Ordneraktion, legen Sie „Downloads“ als überwachten Ordner fest und fügen Sie Aktionen wie Finder-Objekt filtern (etwa um nur Bilder durchzulassen) und Finder-Objekte bewegen hinzu. Sichern – und der Arbeitsablauf läuft jedes Mal, wenn etwas zu „Downloads“ hinzukommt.

Für eine einfache Aufgabe reicht das, die Grenzen zeigen sich aber schnell:

• Die Aktion reagiert nur, wenn etwas ankommt. Was seit einem Monat herumliegt, räumt sie nicht weg.
• Wer an mehrere Orte sortieren will, braucht mehrere Filter und Bewegungen in einem Ablauf oder mehrere Abläufe.
• Es gibt keine Vorschau und nichts zu widerrufen, wenn die falschen Dateien verschoben werden.

Automationen in Kurzbefehle

Seit macOS Tahoe kann die App Kurzbefehle auch auf dem Mac Automationen ausführen, und einer der Auslöser ist ein Ordner: Ein Kurzbefehl startet, wenn Objekte zum gewählten Ordner hinzugefügt werden. Darin übernehmen Aktionen wie Dateien filtern und Datei bewegen das Sortieren, und eine Automation zur Tageszeit kann täglich einen Aufräum-Kurzbefehl für ältere Dateien starten.

Die Logik bauen Sie trotzdem selbst zusammen, Aktion für Aktion. Eine Ordner-Automation kann kein externes Laufwerk überwachen, und macOS schaltet sie ab, wenn der Ordner mehr als 10.000 Objekte enthält.

Was nur nach Ordnung aussieht

Ein Finder-Fenster nach Art oder Hinzufügedatum zu sortieren oder zu gruppieren, ändert die Darstellung, nicht den Speicherort der Dateien. Die Safari-Einstellung Downloads aus der Liste entfernen leert nur die Liste in Safari – die Dateien bleiben in „Downloads“.

Automatische Regeln in Folia Files

Das Regel-Werkzeug öffnen

Wählen Sie Werkzeuge › Automatische Regeln… oder klicken Sie in der Symbolleiste auf Werkzeuge und dann auf Automatische Regeln. Das Werkzeug öffnet sich in einem Tab. Solange Sie noch keine Regel haben und in Ihren Ordnern etwas aufzuräumen ist, zeigt es außerdem Vorschläge für Ihre Ordner: die Vorlagen, die in Ihren Ordnern sofort etwas zu tun hätten, jeweils mit der Zahl der betroffenen Objekte und der Schaltfläche Regel erstellen.

Das Menü Neue Regel bietet Leere Regel und die Vorlagen. Vier davon überwachen „Downloads“:

• Downloads älter als 30 Tage bereinigen: Alles, was vor mehr als 30 Tagen hinzugefügt wurde, kommt in den Papierkorb.
• Installationsprogramme (.dmg, .pkg) nach 7 Tagen löschen.
• PDF-Rechnungen nach Jahr ablegen: PDFs, deren Name „Rechnung“ enthält, wandern nach „Dokumente“ › „Rechnungen“, ein Ordner pro Jahr.
• Heruntergeladene Fotos nach Datum sortieren: Bilder kommen nach „Bilder“, in Ordner nach Jahr und Monat.

Die Regel schreiben

Eine Regel liest sich wie ein Satz, in drei Teilen:

• Überwachen: der Ordner, hier „Downloads“, mit Auswählen … zum Wechseln und Auch in Unterordnern suchen.
• Wenn: die Bedingungen, dieselben wie in der Suche: Name (enthält, beginnt mit, entspricht regulärem Ausdruck …), Suffix, Art (Bild, PDF, Archiv, Programm …), Größe, Hinzugefügt am, Ladedatum, Heruntergeladen von (die Website, von der die Datei stammt), Tag und weitere. Die Objekte müssen alle Bedingungen erfüllen oder mindestens eine.
• Dann: Bewegen nach, Kopieren nach, Umbenennen in, Tag hinzufügen (ein Farbtag), In den Papierkorb legen oder Öffnen. Beim Bewegen oder Kopieren lässt sich ein Unterordner aus Platzhaltern wie {year}/{month} bilden, nach dem Datum, an dem die Datei ankam; ein neuer Name kann {date} {name} verwenden oder {source} für die Herkunftswebsite.

Mit einer Regel an mehrere Orte sortieren

Sonst, wenn … fügt einen Zweig mit eigenen Bedingungen und Aktionen hinzu. Jede Datei folgt dem ersten Zweig, dessen Bedingungen sie erfüllt; eine Datei, die keinen erfüllt, bleibt, wo sie ist. Eine einzige Regel kann so ganz „Downloads“ aufräumen:

1. Wenn Art ist Bild: Bewegen nach „Bilder“, Unterordner {year}-{month}.
2. Sonst, wenn Art ist PDF: Bewegen nach „Dokumente“ › „PDFs“.
3. Sonst, wenn Name entspricht regulärem Ausdruck \.(dmg|pkg)$ und Hinzugefügt am älter als 7 Tage: In den Papierkorb legen.

Alles andere, etwa ein ZIP, das Sie noch brauchen, bleibt unangetastet.

Vorschau prüfen, dann einschalten

Neue Regeln sind zunächst ausgeschaltet – nichts bewegt sich, während Sie sie einrichten. Der Abschnitt Jetzt listet die Objekte, die die Regel bearbeiten würde, und was jeweils daraus wird, etwa „→ ~/Pictures/2026-10/IMG_4021.jpg“. Jetzt anwenden führt sie einmal sofort aus. Wenn die Liste stimmt, schalten Sie Aktiv ein.

Wann die Regeln laufen

• Sobald sich etwas ändert im überwachten Ordner, ein, zwei Sekunden später, und alle 30 Minuten für Bedingungen zum Alter.
• Nie bei einer Datei, die noch geladen wird: .download-Dateien von Safari, .crdownload von Chrome, .part von Firefox und alles, was in den letzten Sekunden geschrieben wurde, warten, bis sie vollständig sind.
• Einmal pro Datei: Eine Datei, die eine Regel schon bearbeitet hat, wird nicht erneut bearbeitet, es sei denn, sie ändert sich.
• Nicht während der Bearbeitung: Eine Regel, die Sie gerade ändern, wartet, bis Sie den Editor verlassen.
• Solange Folia Files geöffnet ist. Damit die Regeln dauerhaft arbeiten, aktivieren Sie Folia Files bei der Anmeldung öffnen und Im Hintergrund starten (ohne Fenster) unter Einstellungen › Allgemein › Start.

Nichts wird endgültig gelöscht: „In den Papierkorb legen“ legt die Dateien in den Papierkorb. Jeder Lauf erscheint im Verlauf der Schaltfläche Vorgänge in der Symbolleiste und lässt sich dort mit einem Klick widerrufen. Nach einem automatischen Lauf sagt Ihnen Folia Files, was die Regel getan hat, und bietet an, es zu widerrufen; auch die Liste Letzte Ausführungen der Regel kann jeden Lauf widerrufen.

Was Sie wählen sollten

Für eine einfache Verschiebung beim Eintreffen reicht eine Ordneraktion oder eine Automation in Kurzbefehle, und das kostenlos. Wenn Sie mehrere Ziele, ein Aufräumen nach Alter, vorher eine Vorschau und hinterher ein Widerrufen wollen, erledigen Regeln das mit wenigen Klicks. Sie gehören zu den Dateiwerkzeugen von Folia Files, und wenn Sie sie mit Hazel vergleichen, zeigt dieser Vergleich, was beide können.

Die Regeln gibt es in beiden Ausgaben von Folia Files. Nur die Aktion Befehl ausführen ist der Website-Ausgabe vorbehalten: Apples Sandbox erlaubt sie in der Mac App Store-Ausgabe nicht.

Ist „Downloads“ schon viele Gigabyte groß, finden Sie zuerst heraus, welche Ordner den meisten Platz belegen, bevor Sie das Aufräumen einrichten.